የኢንፎርሜሽን ቴክኖሎጂ እና የመዝገብ አያያዝ ዳይሬክቶሬት ተጠሪነቱ ለመንግስት ህግ እና ፍትህ አገልግሎት ዘርፍ ሆኖ በስሩ የዳታ ቤዝ እና የኔትወርክ አድሚኒስትሬሽን ቡድን፣ የሀርድዌር እና ሶፍትዌር ፕሮግራመር ቡድን እና የሪከርድና ማህደር ማተባበሪያ ቡድን ይዞ የተደራጀ ሲሆን የሚከተሉትን ተግባራት እና ሀላፊነት ይኖሩታል: –
- የተቋሙን የኢንፎርሜሽን ቴክኖሎጂ እና የሶፍትዌር ዴቨሎፕምንት፣ የዳታ ቤዝ ዲቭሎፕምንት ፖሊሲ ያዘጋጃል፤ ተግባራዊነቱን ይከታተላል፣
- የኢንፎርሜሽን ቴክኖሎጂ መሠረተ ልማት ፍላጎቶችን ተግባራዊ ለማድረግ በሚቀረጹ ፕሮጀክቶች ላይ ሙያዊ ሃሳብ ይሰጣል፣ ተግባራዊ ሲደረጉም ድጋፍና ክትትል ያደርጋል፣
- የመሥሪያ ቤቱን የኢንፎርሜሽን ኮሚኒኬሽን ቴክኖሎጂ መሰረተ ልማት ፍላጎት ጥናትን ያካሂዳል፣
- የኢንፎርሜሽን ቴክኖሎጂ አጠቃቀምን እና ነባር የኔትወርክ ሲስተሞች የጥራት ደረጃ ወደ ተሻለ ደረጃ ለማድረስ የሚያስችሉ መንገዶችን ይቀይሳል፤
- ለተቋሙ አገልግሎት የሚውሉ የሶፍትዌርና ሃርድዌር መሣሪያዎች የፍላጎት ዳሰሳ ጥናት እንዲሰራ ያደርጋል፣ ስፔስፊኬሽን ያዘጋጃል፣ በትክክል መገጠማቸውን፣ አገልግሎት ላይ መዋላቸውንና ለተጠቃሚዎች ምቹ (user friendly) መሆናቸዉን ያረጋግጣል፣
- የተቋሙ የሶፍትዌርና ሃርድዌር መሣሪያዎች በትክክል መስራታቸዉንና አገልግሎት ላይ መዋላቸውን ይከታተላል፤
- የመ/ቤቱ የኢንፎርሜሽን ቴክኖሎጂ አገልግሎት አሰጣጥ በተጠቃሚዎች እንዲገመገም ያደርጋል፣ ከተጠቃሚዎች የሚነሱ የአሰራር ችግሮች አፋጣኝ መፍትሄ እንዲያገኙ ያደርጋል፤
- የሚሰሩ ሶፍትዌሮች የሶፍትዌር ዴቨሎፕምንት ትክክለኛ ሂደትን (software development life cycle) ተከትሎ መሠራቱን ይከታተላል፤
- በኮንሰልታንት የሚሰሩ ሶፍትዌሮች Deliverables በቢጋሩ መሰረት በትክክል መፈፀማቸውን ይከታተላል፣
- በተቋሙ የሲስተም አጠቃቀም ማንዋሎችና መመሪያዎችን እንዲዘጋጁና ለተጠቃሚው እንዲደርሱ ያደርጋል፣
- የተቋሙ የኔትወርክና ኢንፎርሜሽን መሠረተ ልማቶች በስታንዳርዶችንና መመሪያዎች መሰረት መፈጸማቸውን ይከታተላል ፣ ይቆጣጠራል፣
- ነባር የኔትወርክ ሲስተሞች የጥራት ደረጃ ወደ ተሻለ ደረጃ ለማድረስ የውሳኔ ሃሳብ ያቀርባል፣ ሲፈቀድም ተግባራዊ ያደርጋል፣
- የመሥሪያ ቤቱን የኔትወርክ መሠረተ ልማቶችን ያስተዳድራል፣ ችግሮችን ይመረምራል፣ መፍትሔዎችን ይሰጣል፣
- የኢንፎርሜሽን ደህንነት ስጋቶችን የመለየት ሥራ በየጊዜው መከናወኑን ይከታተላል፣ ተገቢው የመፍትሔ እርምጃ እንዲወሰድ ያደርጋል፣ የኔት ወርክ ሲስተም ብልሽት ሲያጋጥም ሲስተሙ ወደ ነበረበት መመለሱን ያረጋግጣል፣
- የኔትወርክ መሠረተ ልማት ይቆጣጠራል፣ የDisaster recovery plan ዝግጅት ያደርጋል፣
- በተቋሙና በባለድርሻ አካላት መካከል ደህንነቱ የተጠበቀ የመረጃ ልውውጥ እንዲኖር ሥርዓት ይዘረጋል፣
- የዳታቤዝ የስልጠና ማንዋል እንዲዘጋጅ ያደርጋል፣ የተቋሙ ሠራተኞችና ተጠቃሚዎች የአይሲቲ መሰረት ልማቶችን እና ሶፍትዌሮችን በአግባቡና በብቃት መጠቀም ስልጠና እንዲያገኙ ያመቻቻል፣ያስተባብራል፣
- የተጠቃሚዎችን ፍላጎት ያገናዘበ የዳታቤዝ ሞዴሎችን በማጥናት/ በማስጠናት ዳታቤዝ ዲዛይን ያደርጋል፣ የፕሮግራሚንግ፣ የሙከራና ጥገና ሥራ ይሰራል፣
- መረጃዎች በዳታ ቤዝ ማኔጅመንት ሲስተም መደራጀታቸውንና ደህንነታቸው መጠበቁን፣ እንዲሁም ከኔትወርክ ሲስተም ጋር ተያያዥነት ያላቸውን መረጃዎች (Backup) በየጊዜው መወሰዱን ይከታተላል፣ ያረጋግጣል፣
- በተቋሙ ዳታ ቤዝ ለመጠቀም የአካውንትና የይለፍ ቃል የሚሰጣቸውን አካላት ለይቶ ይሰጣል፣ ተግባራዊነቱን ይከታተላል፤
- የተቋን ዳታ ቤዝ የሲስተም አቅም በሚፈለገው ደረጃ መሆኑን ይከታተላል፣ ወደ ዳታ ቤዝ የሚገቡ መረጃዎችን ትክክለኛነትና ወቅታዊነት ይከታተላል፣ ይቆጣጠራል፤
- የኮምፒዩተር ቴክኖሎጂ ዕድገትንና የመሠረታዊ የኮምፒውተር አያያዝና አጠቃቀም ምክርና ቴክኒካል ድጋፍና ይሰጣል፡፡
- የተቋሙንና የዘርፉን ዕቅድ መነሻ በማድረግ የስራ ክፍሉን ተግባራት ያቅዳል፣ አፈፃጸማቸውን ይከታተላል፣ ድጋፍ ይሰጣል፤
- በተቋሙ ዘመናዊ የመዝገብ አያያዝና አስተዳደር ስርአት እንዲቀረፅ ያደርጋል ፣
- የተቋሙን መዛግብቶች ለሥራ አመች በሆነ መንገድ በሃርድና በሶፍት ኮፒ በመያዝ በስርዓት እንዲደራጁ ያደረጋል፡፡
- ሚስጥራዊ ሪከርዶችና ሰነዶች የመለያ ኮድ እንዲዘጋጅላቸውና ተገቢውን የአያያዝ ጥንቃቄና ጥበቃ እንዲያገኙ ያደርጋል፣
- የወጪ እና ገቢ ሰነዶች እና መዛግብት ህጋዊ እና የተሟላ (ማህተም፣ ቀን፣ ቁጥርና አባሪ መኖሩን) ያረጋግጣል ፣ ሚስጥራዊነት በመጠበቅ ለሚመለከተው አካል እንዲደርስ ያደርጋል፤
- በዘርፎችና በቅርንጫፍ ጽ/ቤቶች ዉስጥ የሚገኙ መዛግብት በዘመናዊ መልኩ የሚደራጁበትን ስርዐት ይቀርፃል፣ ድጋፍ ያደርጋል፣
- ዉሳኔ ያገኙ መዛግብቶችን (Dead Files) የሚደራጁበትና ተጠብቀዉ የሚያዙበት ስርአት ይቀርፃል፣ ተሰባስበዉ እንዲቀመጡና እንዲጠበቁ ያደርጋል፣
- ከተለያዩ የሥራ ዘርፎች ወይም ባለጉዳዮች የመረጃ /ማህደር ጥያቄዎች አግባብ ባለው አካል መጠየቁን በማረጋገጥ አስፈርሞ ይሰጣል፣ መረጃው ወይም ማህደሩ ሲመለስ የተሟላ መሆኑን አረጋግጦ ፈርሞ ይረከባል፡፡
- በጊዜ ገደባቸው ያልተመለሱ በውሰት የተወሰዱ መረጃዎችን ወይም ማህደሮችን ይለያል፣ እንዲመለሱ ያደርጋል፣
- ከፍተኛ ጥንቃቄ የሚፈልጉ ሰነዶች፣ ፋይሎች፣ ማስረጃዎች፣ የጥናትና ምርምር ውጤቶች፣ የግለሰብ ማህደሮች፣ መዋቅሮችና አደረጃጀቶች በጥንቃቄ ይይዛል፡፡
- ተንቀሳቃሽ፣ የማይንቀሳቀሱና የሚወገዱ እንዲሁም ወደ አርካይቭ ሪከርድ አስተዳደር የሚዛወሩ መረጃዎችን ለይቶ በሪከርድ ቅፅ ላይ ይመዘግባል፣ የሚወገዱትን ለሚመለከተዉ አካል ያስተላልፋል፤
- የመዛግብት አያያዝና አደረጃጀት በተመለከተ ያሉ ችግሮችን አጥንቶ የማሻሻያ ሃሳብ ያቀርባል፣ ሲፈቀድም ተግባራዊ ያደርጋል፤
- ለስራ ክፍሉ የሚያስፈልገውን ሰብአዊ እና ቁሳዊ ግብአት እንዲሟላ ያደርጋል፣ ስራ ላይ መዋሉን ይከታተላል፣
- የስራ ክፍሉ ተግባራት የሚመሩበትን መመሪያዎች እንዲዘጋጁ ያደርጋል ፣ሲፀድቁም በአሰራሩ መሠረት መፈጸማቸውን ያረጋግጣል ፣ በየጊዜው እንዲሻሻሉ ሃሳብ ያቀርባል፤
- በስራ ክፍሉ ያሉ ባለሙያዎችን የክህሎት ክፍተት ለይቶ አቅማቸው የሚገነባበትን ስልጠናና ትምህርት እንዲያገኙ ያደርጋል፤የስራ ክፍሉን ሰራተኞችን የስራ አፈፃፀም ይመዝናል፤
- ከዘርፉ ኃላፊ ጋር በመመካከር ለስራ ክፍሉ ተልእኮ መሳካት አስተዋፅኦ ካላቸው ተቋማትና የሥራ ክፍሎች ጋር የሥራ ግንኙነቶችን ይፈጥራል፣ በቅንጅት ይሰራል፤
- ከስራ ክፍሉ ተልእኮ ጋር የተያያዙ መረጃዎችን እና ምርጥ ተሞክሮዎችን ያደራጃል፣
- ለስራ ክፍሉ የሚቀርቡ አቤቱታዎችን እና ቅሬታዎችን ተቀብሎ ያስተናግዳል ፣ ተገቢውን ምላሽ ይሰጣል፤
- የስራ ክፍሉን የስራ አፈፃፀም ይከታተላል፣ ይገመግማል፣ ከቡዱኖች ሪፖርት ይቀበላል፣ ግብረ-መልስ ይሰጣል፣ የስራ አፈጻጸም ሪፖርት አዘጋጅቶ በወቅቱ ለሚመለከታቸው አካላት ያቀርባል፣
- በስራ ክፍሉ ተልእኮ የባለድርሻ አካላት የሚሳተፉበት መድረክ ያዘጋጃል፣ያሳትፋል፣
- የዳይሬክቶሬቱ ሠራተኞች በተቀመጡ እሴቶች መሠረት በስነምግባር እና በባለቤትነት ስሜት እንዲሰሩ እና ውጤታማ እንዲሆኑ የኮቺንግ (Coaching) ሥራ ያከናውናል፣
- በስራ ክፍሉ ያሉትን ሰራተኞች በስነምግባር እንዲገነቡ ያደርጋል፣ ጥሰት ሲፈፀም ተጠያቂነት እንዲሰፍን ያደርጋል፤